Při pracovních cestách v tuzemsku i do zahraničí máte podle zákona nárok na cestovní náhrady. Přinášíme vám základní informace o tom, kolik dostanete ve stravném a náhradách za použití vlastního auta v roce 2020. Také se dozvíte, jak se lze vypořádat s cestovní náhradou v systému Microsoft Dynamics NAV (či Business Central 365).
Náhrady při cestování po České republice
Stravné – „soukromý“ sektor
Za každý kalendářní den pracovní cesty poskytne zaměstnavatel zaměstnanci stravné nejméně ve výši:
a) 87 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
b) 131 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
Stravné – „veřejný“ sektor
Za každý kalendářní den pracovní cesty poskytne zaměstnavatel zaměstnanci stravné ve výši:
a) 87 Kč až 103 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
b) 131 Kč až 158 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
c) 206 Kč až 246 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
Pokud dostanete na pracovní cestě jídlo zdarma, pak za každé bezplatné jídlo se strhne stravné o:
70 % z částky, pokud jste na cestě od 5 do 12 hodin,
35 % z částky, pokud jste na cestě od 12 hodin do 18 hodin
a 25 % stravného, pokud trvá pracovní cesta déle než 18 hodin.
Pokud pojedete vlastním autem, pak dostanete kromě stravného i peníze na benzin, naftu, nebo jiné pohonné hmoty, ale také i na opotřebení vašeho auta či motorky.
Průměrná cena pohonných hmot činí:
a) 32,00 Kč za 1 litr benzinu automobilového 95 oktanů,
b) 36,00 Kč za 1 litr benzinu automobilového 98 oktanů,
c) 31,80 Kč za 1 litr motorové nafty,
d) 4,80 Kč za 1 kilowatthodinu elektřiny.
Na opotřebení pak dostanete:
a) 4,20 Kč/km za osobní automobil
b) a 1,10 Kč/km za motorku či čtyřkolku
Upozornění! Silniční daň
Při použití soukromého vozidla pro pracovní cesty se musí platit silniční daň. Poplatníkem daně je rovněž
a) zaměstnavatel, pokud vyplácí cestovní náhrady svému zaměstnanci za použití osobního automobilu nebo jeho přípojného vozidla, pokud daňová povinnost nevznikla již provozovateli vozidla,
V případě podle § 4 odst. 2 písm. a) činí sazba daně 25 Kč za každý den použití osobního automobilu nebo jeho přípojného vozidla, je-li to pro poplatníka (zaměstnavatele) výhodnější.
Náhrady při cestování v zahraničí
Na cestovní náhrady máte nárok i při cestování za hranice, ministerstvo financí vydalo pro rok 2020 přehled zemí se stravným, které vám náleží za jeden den pobytu. Tabulku lze najít zde.
Pro státní zaměstnance jsou částky v tabulce závazné – zaměstnavatel je nemůže snížit. Vedoucí a jejich zástupci ale mohou mít stravné až o 15 % vyšší.
Zaměstnancům v soukromém sektoru může zaměstnavatel snížit stravné až o 25 %, členové posádek plavidel vnitrozemské plavby dostanou až o 50 % snížené stravné. Pokud zaměstnavatel naopak zvýší zahraniční stravné na vyšší částku, než je základní sazba, jsou peníze navíc součástí mzdy a musí se danit.
Stravné
Za každý kalendářní den pracovní cesty poskytne zaměstnavatel zaměstnanci stravné nejméně ve výši:
a) jedné třetiny, trvá-li pracovní cesta 1 až 12 hodin,
b) dvou třetin, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
c) plné sazbě, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
Pokud dostanete na pracovní cestě jídlo zdarma, pak za každé bezplatné jídlo se strhne stravné o:
70 % z částky, pokud jste na cestě od 1 do 12 hodin,
35 % z částky, pokud jste na cestě od 12 hodin do 18 hodin
a 25 % stravného, pokud trvá pracovní cesta déle než 18 hodin.
Kapesné
Na zahraniční cestě může zaměstnanec dostat i kapesné. Do výše 40 % stravného v základní nebo snížené sazbě podle délky cesty je kapesné daňově uznatelným výdajem.
Na kapesné naopak nemá vliv jídlo zdarma. Pokud tedy jídlo zdarma sníží stravné, pro výpočet daňově uznatelného kapesného toto snížení neuvažujte.
TIP! Doporučená metodika účtování
Typický průběh zahraniční cesty je ten, že zaměstnanec dostane na služební cestu firemní kartu.
Touto kartou platí jak ubytování, nájem auta, stravné a podobně. Doporučujeme se domluvit se zaměstnancem, že všechny platby budou účtovány jako stravné kromě těch plateb, ke kterým donese doklad (musí jít samozřejmě o oprávněný doklad). To znamená, že nenutíme zaměstnance dokládat účty o tom, že byl na večeři nebo si dal zmrzlinu. Zaměstnanec ale musí dokládat všechny platby, které si chce nechat proplatit (hotel, pronájem auta, parkovné, letenky, obchodní večeře).
Všechny nedoložené platby potom účtujeme jako pohledávku za zaměstnancem. Tuto pohledávku poté započteme na výši stravného.
Modul Cestovné
Naši vývojáři se postarali o to, aby všechno okolo cestovních náhrad bylo uloženo v systému Microsoft Dynamics NAV. Vznikl tak modul Cestovné.
Pokud bychom chtěli evidovat cestovní náhrady, pak je možné modul Cestovné zakoupit. Pojďme se tedy podívat na pár základních informací, co tento modul umožňuje.
Modul Cestovné slouží k evidenci a samotnému výpočtu cestovních náhrad za služební cestu. Zaměstnanec pomocí tohoto modulu může zadat služební cestu včetně vyúčtování záloh a nákladů za ubytování, parkovné, aj. Všechno je možné účtovat v libovolné měně.
Součástí modulu je výpočet náhrad při použití soukromého vozidla. Na základě zadaných dat se vytvoří vyúčtování služební cesty, které lze vytisknout pomocí tiskové sestavy. Formulář cestovného může také podléhat schvalovacímu kolečku.
Chcete- li více informací, rádi Vám je poskytneme. Neváhejte se nás zeptat.